Nutzer in Microsoft 365 offboarden: Owner vor der Deaktivierung übergeben
Fünf Schritte: Offboarding am HR-Austrittsdatum starten, Teams, Websites, Apps und Flows übergeben, OneDrive sichern, Lizenzen zurückholen, dann prüfen.
TL;DR
Das Deaktivieren eines Kontos stoppt nur die Anmeldung, nicht die Hinterlassenschaften: Teams und Websites mit einzigem deaktiviertem Owner, OneDrive-Dateien, die nach der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden, Flows, die unter Verbindungen ausgeschiedener Nutzer weiterlaufen, und Lizenzen, die weiter kosten. Offboarding am HR-Austrittsdatum starten, jedem Team, jeder Website, Gruppe, App und jedem Flow einen neuen Owner geben, Sitzungen widerrufen, Lizenzen zurückholen und eine Woche später prüfen.
Original von Torsten Mandelkow, auf Rencore Blog. Artikel lesen
Dies ist unsere eigene Kurzfassung, keine Wiederveröffentlichung oder vollständige Übersetzung.
Bedeutung für Governance
- Admins/CoE: Offboarding am HR-Austrittsdatum auslösen statt aus dem Gedächtnis, alle Teams, Websites, Gruppen, Apps und Flows des Mitarbeiters auflisten und jedem vor der Deaktivierung einen neuen Owner geben, eine Woche später nachprüfen.
- Security/Compliance: Sitzungen und Tokens im selben Schritt wie die Deaktivierung widerrufen, vor dem Löschen von OneDrive-Inhalten Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Holds prüfen und festhalten, was wann an wen übergeben wurde.
- Leadership/Business: Ein deaktiviertes Konto mit Lizenz kostet jeden Monat Geld, daher Lizenzen zurückholen und Managern die Checkliste vor dem letzten Tag geben.
Häufige Fragen
Reicht es, ein Konto in Entra ID zu deaktivieren, um einen Mitarbeiter zu offboarden?
Nein. Die Deaktivierung stoppt nur die Anmeldung, das Konto bleibt als Owner bestehen und Sitzungen und Tokens können noch eine Zeit gültig sein.
Was passiert mit den OneDrive-Dateien eines ausgeschiedenen Mitarbeiters?
Microsoft löscht das OneDrive eine bestimmte Zeit nach der Kontolöschung, sofern keine Aufbewahrungsrichtlinie oder kein Legal Hold gilt, also benötigte Dateien vorher verschieben.
Was passiert mit Power Automate Flows und Apps, wenn der Owner das Unternehmen verlässt?
Flows laufen unter den Verbindungen des ausgeschiedenen Nutzers weiter und werden nicht mehr gepflegt, daher jedem Flow und jeder App vor der Deaktivierung einen neuen Owner geben.