So hat jeder Microsoft 365 Workspace einen Besitzer
Ein fünfstufiger Prozess findet besitzerlose oder von ausgeschiedenen Personen verwaltete Workspaces, weist Verantwortliche zu und bestätigt die Zuständigkeit vierteljährlich.
TL;DR
Rencore empfiehlt, jedes Team, jede SharePoint-Site und jede Microsoft 365-Gruppe zu erfassen, mindestens zwei aktive Mitarbeiter als Besitzer festzulegen, Besitzerwechsel beim Ausscheiden zu erledigen und die Zuständigkeit vierteljährlich zu bestätigen. Deaktivierte Besitzer, externe Gäste und sensible Inhalte sollen priorisiert werden, da Lücken veralteten Zugriff, Oversharing und schwache Prüfpfade verursachen können.
Original von Torsten Mandelkow, auf Rencore. Artikel lesen
Dies ist unsere eigene Kurzfassung, keine Wiederveröffentlichung oder vollständige Übersetzung.
Bedeutung für Governance
- Makers: Sie sollten für erstellte Workspaces aktive, namentlich bekannte Besitzer sicherstellen, weil diese für Mitglieder, Inhalte und Lebenszyklus verantwortlich sind.
- Admins/CoE: Sie sollten Teams, SharePoint-Sites und Microsoft 365-Gruppen erfassen, besitzerlose oder deaktivierte Besitzer markieren und vierteljährliche Bestätigungen dokumentieren.
- Security/Compliance: Sie sollten Workspaces mit Gästen oder sensiblen Inhalten priorisieren, weil fehlende Zuständigkeit veralteten Zugriff, Oversharing und lückenhafte Prüfpfade begünstigen kann.
- Leadership/Business: Sie sollten Besitzerwechsel in Joiner-, Mover- und Leaver-Prozesse aufnehmen, bevor Konten geschlossen werden, damit keine verwaisten Workspaces entstehen.
Häufige Fragen
Wie erkennt Rencore Microsoft 365 Workspaces mit deaktivierten Besitzern?
Rencore-Richtlinien markieren Teams, Sites und Gruppen ohne Besitzer, mit weniger als zwei Besitzern oder mit deaktivierten Besitzern.
Welche Besitzregel gilt für Teams und SharePoint-Sites?
Jeder Workspace sollte mindestens zwei aktive Besitzer aus der Belegschaft haben. Gäste dürfen nie der einzige Besitzer sein.
Was wird bei der vierteljährlichen Besitzerbestätigung geprüft?
Die Prüfung bestätigt die weitere Zuständigkeit und passende Mitglieder. Unbeantwortete Anfragen werden eskaliert und Bestätigungen als Nachweis aufbewahrt.