Power BI Workspaces governen: Owner pro Workspace, externe Freigaben prüfen
Fünf Schritte für Power BI Governance: Workspaces inventarisieren, zwei Admins aus dem Fachteam benennen, externe Freigaben prüfen, ungenutzte Berichte ausmustern, Nachweise aufbewahren.
TL;DR
Power BI Selbstbedienung wächst schneller als die Kontrolle. Fünf Schritte: alle Workspaces mit Admins, Mitgliedern, Berichten und Datasets listen; pro Workspace zwei Admins aus dem Fachteam benennen; Workspaces mit externen Nutzern finden, Zugriff bestätigen und externe Freigabe in den Tenanteinstellungen einschränken; Berichte, Dashboards und Datasets ohne Nutzung seit 90 Tagen ausmustern; quartalsweise wiederholen und Bestätigungen für Audits dokumentieren.
Original von Torsten Mandelkow, auf Rencore Blog. Artikel lesen
Dies ist unsere eigene Kurzfassung, keine Wiederveröffentlichung oder vollständige Übersetzung.
Bedeutung für Governance
- Admins/CoE: Den Fünf-Schritte-Zyklus quartalsweise fahren, Workspaces und Artefakte inventarisieren, pro Workspace zwei Admins benennen und fehlende Bestätigungen der Owner einfordern.
- Security/Compliance: Externe Zugriffe in kürzeren Abständen prüfen als interne und dokumentieren, wer was bestätigt oder entfernt hat, als Nachweis für Audits.
- Leadership/Business: Ungenutzte Berichte, Datasets und Lizenzen sind Kosten, und ohne Owner entstehen Doppelberichte ohne einzige Datenquelle, also die Bereinigung unterstützen.
- Makers: Wer Workspaces veröffentlicht, wird als Owner oder zweiter Admin benannt und muss auf Anfrage externe Freigaben bestätigen oder Inhalte ausmustern.
Häufige Fragen
Wer sollte einen Power BI Workspace besitzen und warum zwei Admins?
Eine benannte Person aus dem Fachteam, das die Berichte nutzt, plus ein zweiter Admin, damit der Workspace eine Abgabe überlebt. Verwaiste Workspaces lassen sich weder korrigieren noch löschen.
Wie finde ich Power BI Workspaces mit externen Nutzern?
Workspaces listen, deren Mitglieder oder Betrachter externe Nutzer enthalten, die Owner um Bestätigung bitten und die externe Freigabe in den Tenanteinstellungen einschränken.
Wann sollten ungenutzte Power BI Berichte ausgemustert werden?
Berichte, Dashboards und Datasets, die 90 Tage niemand geöffnet hat, werden ihrem Owner zur Ausmusterung gemeldet; die Quartalsbereinigung erfasst auch ungenutzte Pro- oder Premium-Per-User-Lizenzen.