Unmanaged Microsoft 365 Workspaces: Speicher- und Lizenzkosten senken
Besitzerlose Teams, SharePoint-Sites und Gruppen verbrauchen weiter Speicher und Lizenzen. Fünf Schritte: Inventar, Besitzer benennen, Inaktivität definieren, archivieren, Einsparung berichten.
TL;DR
Nicht betreute, ungenutzte Teams, SharePoint-Sites und Microsoft 365 Gruppen verbrauchen weiter Speicher und Lizenzen, denn das Ausmustern braucht eine Besitzerentscheidung. Die Routine: alle Workspaces mit Besitzer und letzter Aktivität inventarisieren, fehlende Besitzer ersetzen, Inaktivität definieren, zum Beispiel sechs Monate ohne Änderung, Besitzer über Behalten oder Archivieren entscheiden lassen und den eingesparten Speicher an das Finance berichten. Einsparungen kommen schrittweise nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
Original von Torsten Mandelkow, auf Rencore Blog. Artikel lesen
Dies ist unsere eigene Kurzfassung, keine Wiederveröffentlichung oder vollständige Übersetzung.
Bedeutung für Governance
- Admins/CoE: Alle Teams, Sites und Gruppen mit Besitzer, letzter Aktivität und Speicher inventarisieren, Arbeitsbereiche ohne oder mit nur einem Besitzer kennzeichnen und die Prüfung zyklisch wiederholen, damit Ausmusterung zur Routine wird.
- Leadership/Business: Finance den eingesparten Speicher und die Zahl ausgemusterter Workspaces pro Zyklus berichten; die erste messbare Einsparung kommt erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen, also über ein Quartal planen.
- Security/Compliance: Gelöschte Inhalte bleiben wochenlang im Papierkorb oder unter Aufbewahrungsrichtlinien, darum dokumentieren, was wann und warum entfernt wurde.
Häufige Fragen
Warum kosten ungenutzte Teams und SharePoint-Sites weiter Speicher und Lizenzen?
Ohne Besitzer bleibt der Inhalt inklusive Versionsgeschichte im Speicher, und niemand ist verantwortlich, den Workspace auszumustern; Kosten wachsen bei Speicher, ungenutzten Lizenzen und Adminzeit.
Zeigt das Microsoft 365 Admin Center besitzerlose und inaktive Teams und Gruppen?
Es zeigt Nutzungsberichte und Speicher pro Site, und Entra kann Gruppen ablaufen lassen; eine Gesamtansicht über Teams, SharePoint und Gruppen, Besitzer-Workflows und Kosten pro Team fehlen dort.
Wann sieht man Einsparungen nach dem Archivieren von Teams und SharePoint-Sites?
Der erste messbare Effekt kommt, wenn der erste Prüfzyklus abgeschlossen und die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, denn gelöschte Inhalte liegen wochenlang im Papierkorb.