Inaktive SharePoint-Websites sicher aufräumen
Ein Prozess mit fünf Schritten, um ungenutzte SharePoint-Websites zu finden, Besitzer einzubeziehen, Aufbewahrung zu prüfen und Entscheidungen zu dokumentieren.
TL;DR
Nutzen Sie das SharePoint Admin Center und Aktivitätsberichte, um Websites nach letzter Aktivität und Speicher zu sortieren. Legen Sie je Website-Typ eine Regel fest, etwa 90 Tage für Teamwebsites, fragen Sie Besitzer, prüfen Sie Aufbewahrung und rechtliche Sperren, schalten Sie zuerst auf schreibgeschützt und archivieren oder löschen Sie erst nach Freigabe.
Original von Torsten Mandelkow, auf Rencore. Artikel lesen
Dies ist unsere eigene Kurzfassung, keine Wiederveröffentlichung oder vollständige Übersetzung.
Bedeutung für Governance
- Makers: Bestätigen Sie auf Anfrage, ob Inhalte noch benötigt werden, weil Besitzer über Behalten, Archivieren oder Löschen entscheiden.
- Admins/CoE: Exportieren Sie Besitzer, letzte Aktivität und Speicher, dokumentieren Sie Regeln je Website-Typ und wiederholen Sie die Prüfung regelmässig.
- Security/Compliance: Prüfen Sie Aufbewahrungsrichtlinien, rechtliche Sperren, verknüpfte Teams und offene Zugriffsabhängigkeiten vor Archivierung oder Löschung.
Häufige Fragen
Wie zeigt das SharePoint Admin Center letzte Nutzung und Speicher?
Die Liste aktiver Websites und Aktivitätsberichte zeigen letzte Aktivität und Speicher. Exportieren Sie die Daten und sortieren Sie nach beiden Werten.
Ist eine 90-Tage-Regel für SharePoint-Teamwebsites sinnvoll?
90 Tage können für Teamwebsites als Inaktivitätsgrenze dienen. Legen Sie je Website-Typ eine dokumentierte Regel fest und wenden Sie sie einheitlich an.
Was muss vor dem Löschen einer inaktiven SharePoint-Website geprüft werden?
Prüfen Sie Aufbewahrungsrichtlinien, rechtliche Sperren und verknüpfte Teams. Schalten Sie die Website zuerst schreibgeschützt und archivieren Sie sie vor dem Löschen.