Der Governance-Bericht, den ihr nicht selbst bauen müsst

TL;DR

Bevor ein eigenes Reporting-Dashboard gebaut wird, lohnt sich der Blick auf das, was schon da ist: Der Wochendigest in Managed Environments verschickt wöchentlich Nutzungszahlen, inaktive Apps und Flows sowie die meistgenutzten Ressourcen und Top-Maker — ganz ohne Dashboard-Projekt. Er ist standardmässig pro Umgebung deaktiviert, geht ohne weitere Empfänger nur an Power-Platform- und Dynamics-365-Administratoren, und funktioniert nicht in Sovereign Clouds — für die meisten Tenants ist die Aktivierung aber eine Fünf-Minuten-Einstellung, die einen echten Teil dessen abdeckt, was ein Governance-Reporting-Projekt eigentlich bauen soll.

Was tatsächlich drinsteckt

Der Digest hat drei Teile. Erstens eine Nutzungsübersicht: wie viele Apps genutzt wurden und wie viele aktive Benutzer es in den Managed Environments im letzten Monat gab. Zweitens eine Liste von Apps und Flows, die eine Weile nicht gestartet wurden — wurde eine Ressource noch nie gestartet, steht in der Spalte “Letzter Start” schlicht “None”, ein so direktes Signal, wie Governance-Daten es liefern können. Drittens die beliebtesten Apps und Flows nach Sitzungs- und Ausführungszahl, dazu die Top-Maker nach Gesamtsitzungen über alle ihre Ressourcen hinweg. Nichts davon braucht einen Power-BI-Report, einen Datenexport oder ein CoE-Starter-Kit — es wird automatisch erzeugt und zugestellt, sobald die Einstellung aktiv ist.

Aktivierung

Zuerst Tenant-Level-Analytics aktivieren — Usage Insights hängen davon ab und füllen sich sonst nicht. Dann pro Managed Environment: Power Platform Admin Center → Verwalten → Umgebungen → Umgebung auswählen → Managed Environment bearbeiten → unter Usage Insights die Option Diese Umgebung im wöchentlichen E-Mail-Digest einschliessen aktivieren. Das wird pro Umgebung gesetzt, nicht einmal für den ganzen Tenant — eine vergessene Umgebung hat schlicht keine wöchentliche Sichtbarkeit, ganz still.

Wer ihn tatsächlich bekommt, und wie man das erweitert

Standardmässig geht der Digest an alle mit der Rolle Power Platform Administrator oder Dynamics 365 Service Administrator — nicht an Umgebungsbesitzer, nicht an Maker, nicht an wen auch immer sich tatsächlich für die Akzeptanz einer bestimmten App interessiert. Weitere Empfänger lassen sich über dieselben Usage-Insights-Einstellungen oder per PowerShell hinzufügen:

$tenantSettings = Get-TenantSettings
($tenantSettings.powerPlatform.governance) | Add-Member -MemberType NoteProperty -Name additionalAdminDigestEmailRecipients -Value 'name@contoso.com;other@contoso.com'
Set-TenantSettings -RequestBody $tenantSettings

Der Posteingang ist nicht die Gewohnheit

Den Digest zugestellt zu bekommen ist der leichte Teil — die eigentliche Governance-Gewohnheit ist, was danach damit passiert. Eine App, die drei Digests in Folge “None” unter Letzter Start zeigt, ist kein Datenpunkt, sondern eine Entscheidung, die getroffen werden will: archivieren, neu zuweisen, oder bewusst als ruhend bestätigen. Ist bereits ein CoE Starter Kit im Einsatz, decken dessen Power-BI-Dashboard und der Inaktivitäts-Benachrichtigungsprozess mehr ab (Massenanpassung von Berechtigungen, Maker-Umfragen, ROI-Tracking) — aber der Wochendigest braucht nichts davon, um zu existieren, und genau deshalb lohnt sich seine Aktivierung unabhängig davon.

Wen betrifft das

• Admins/CoE: den Wochendigest für jede Managed Environment einzeln aktivieren, statt einen tenantweiten Standard anzunehmen — er ist pro Umgebung Opt-in, ein teilweises Rollout erzeugt also genau in der vergessenen Umgebung einen blinden Fleck.
• Leadership/Business: zwei der eigenen Kennzahlen dieses Digests — aktive Nutzer und inaktive Ressourcen — sind bereits der ehrliche, wiederkehrende Bericht, den ein Governance-Dashboard-Projekt bauen soll; dieses Projekt muss nicht erst stattfinden, bevor gemessen wird, denn hier wird bereits gemessen.
• Maker: eine App, die der Digest mit “None” unter Letzter Start zeigt, wirkt in der Aussenwirkung wie gar keine App, nur weniger sichtbar — die eigenen Ressourcen prüfen, bevor es der Bericht von jemand anderem tut.