Dataverse-Dateikapazität zurückgewinnen, ohne E-Mail-Verlauf zu löschen
Eine geplante Power-Automate-Ausführung löscht alte activitymimeattachment-Zeilen per FetchXML, während die zugehörigen E-Mails erhalten bleiben.
TL;DR
Lösche alte activitymimeattachment-Zeilen in Dataverse mit einem geplanten Power-Automate-Flow und einer FetchXML-Abfrage. Das Beispiel erfasst E-Mails älter als 90 Tage, verarbeitet bis zu 5.000 Zeilen je Lauf, schliesst Entwürfe aus und weist auf gemeinsam verwendete Dateien hin, die erst nach Entfernung der letzten Referenz Speicher freigeben.
Original von Shaheer Ahmad, auf Shaheer365. Artikel lesen
Dies ist unsere eigene Kurzfassung, keine Wiederveröffentlichung oder vollständige Übersetzung.
Bedeutung für Governance
- Makers: Begrenze die Abfrage auf die gewünschten E-Mail-Anhänge, lasse die body-Spalte weg und prüfe Dateinamen sowie Zeilenanzahl vor dem Löschen.
- Admins/CoE: Prüfe die Datei-Aufschlüsselung im Power Platform Admin Center, teste zuerst in einer Entwicklungs- oder Sandbox-Umgebung und plane wiederkehrende Stapel mit passenden Löschberechtigungen.
- Security/Compliance: Hole die Freigabe für die tatsächliche Aufbewahrungsfrist ein, da 90 Tage nur ein Beispiel sind und gelöschte Dataverse-Anhänge nicht wiederhergestellt werden können.
- Leadership/Business: Informiere über unveränderte Outlook-Kopien und darüber, dass Kapazitätsberichte bis zu 72 Stunden für die Aktualisierung benötigen können.
Häufige Fragen
Welche Dataverse-Tabelle soll ein Power-Automate-Flow für alte E-Mail-Anhänge löschen?
Gelöscht werden Zeilen aus activitymimeattachment, in Dataverse als Attachments-Tabelle verfügbar. Die E-Mail-Datensätze bleiben erhalten, während die Anhangsbeziehung entfernt wird.
Wie schliesst FetchXML E-Mail-Entwürfe bei der Auswahl von Dataverse-Anhängen aus?
Filtere die übergeordnete E-Mail mit actualend olderthan-x-days. Entwürfe besitzen kein actualend und werden dadurch automatisch ausgeschlossen.
Warum kann die Dataverse-Dateikapazität nach dem Löschen von Anhangszeilen unverändert bleiben?
Die Kapazität kann unverändert bleiben, wenn eine weitere activitymimeattachment-Zeile dieselbe zugrunde liegende Datei referenziert. Speicher wird erst nach Entfernung der letzten Referenz frei.